Kierownik Referatu
mgr inż. Agnieszka Łuba-Mendyk
budynek A, pokój nr 3
tel. 15 861 40 23 wew. 13
adres e-mail: urzad@wojciechowice.com.pl oraz oswiata@wojciechowice.com.pl
Stanowisko ds. obsługi Rady Gminy
Podinspektor mgr Katarzyna Sulewska
budynek B1, pokój nr 8
tel. 15 861 40 23 wew. 19
adres e-mail: rg@wojciechowice.com.pl
Stanowisko pracy ds. obsługi informatycznej i elektronicznej
Podinspektor inż. Mateusz Jędras
budynek A, pokój nr 5
tel. 15 861 40 23, wew. 28
adres e-mail: informatyk@wojciechowice.com.pl
Stanowisko ds. organizacyjno - administracyjnych
Inspektor mgr Edyta Marcjan
Budynek A, pokój nr 1
tel 15 861 40 23 wew. 11
adres e-mail: sekretariat@wojciechowice.com.pl
Do zadań Referatu Organizacyjnego i Obsługi Rady Gminy należy:
- w zakresie organizacji:
- zapewnienie sprawnej organizacji i prawidłowego funkcjonowania Urzędu,
- prowadzenia kancelarii ogólnej,
- prowadzenie książki kontroli Urzędu,
- kompletowanie protokołów i wystąpień pokontrolnych z kontroli zewnętrznych prowadzonych w Urzędzie,
- koordynowanie i prowadzenie spraw dotyczących wyborów do Parlamentu Europejskiego, Sejmu, Senatu, na Prezydenta RP i organów samorządowych, wyborów ławników oraz spraw związanych z referendami,
- prowadzenie spraw dotyczących obsługi wyborów do jednostek pomocniczych Gminy - sołectw,
- prowadzenie zbioru aktów prawnych i ich udostępnianie do powszechnego wglądu na zasadach określonych w ustawie o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych,
- organizowanie i nadzór nad obiegiem dokumentów w Urzędzie,
- bieżąca kontrola wykonania zadań Urzędu, w tym kontrola zarządcza,
- opracowywanie projektów uchwał i zarządzeń dotyczących m. in. statutu Gminy, regulaminu organizacyjnego Urzędu, regulaminu pracy, statutu sołectw,
- organizacja załatwiania skarg, wniosków i petycji obywateli, prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji,
- nadzór nad kosztami funkcjonowania Urzędu,
- nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy,
- współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy, w tym organizowanie narad z kierownictwem Urzędu, właściwe dokumentowanie i protokołowanie narad;
- w zakresie obsługi administracyjnej Urzędu:
- planowanie i organizacja zaopatrzenia Urzędu w środki trwałe i materiały biurowe,
- dbałość o właściwy stan techniczny budynku oraz nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w Urzędzie,
- prowadzenie archiwum Urzędu i przekazywanie akt do archiwum państwowego,
- dbałość o właściwą eksploatacje komputerów, urządzeń i lokali biurowych oraz nadzór, koordynacja nad oprogramowaniem komputerowym Urzędu,
- ewidencjonowanie i zamawianie pieczęci urzędowych,
- ewidencja delegacji służbowych;
- w zakresie obsługi Rady i komisji Rady oraz Wójta:
- podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z organizowaniem sesji Rady, w tym udostępnianie sesji w Biuletynie Informacji publicznej, na stronach internetowych oraz transkrypcją obrad sesji rady, posiedzeniem jej komisji, narad z sołtysami organizowanymi przez Wójta Gminy oraz dyrektorami i kierownikami jednostek organizacyjnych,
- przygotowywanie i doręczanie radnym kompletu materiałów na sesje Rady oraz komisje Rady tj. zawiadomień o terminie, porządku obrad, projektów uchwał i niezbędnych materiałów pomocniczych,
- protokołowanie sesji, komisji Rady oraz prowadzenie rejestru uchwał i protokołów sesji Rady i komisji,
- odbieranie od radnych pisemnych interpelacji, zapytań oraz nadawanie im biegu, włącznie z doręczeniem odpowiedzi, a także prowadzenie rejestru interpelacji i zapytań radnych,
- organizowanie współpracy pomiędzy Radą a jednostkami pomocniczymi Gminy oraz gromadzenie dokumentacji w tym zakresie,
- organizowanie obiegu informacji miedzy radnymi a organami Gminy,
- przygotowanie strony technicznej posiedzeń komisji Rady i Komisji oraz gromadzenie dokumentacji z działalności poszczególnych komisji,
- kierowanie projektów uchwał Rady do zaopiniowania przez komisję Rady,
- przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady Gminy i jej komisji,
- ewidencjonowanie i przechowywanie uchwał, protokołów i dokumentacji z sesji Rady oraz posiedzeń komisji,
- przekazywanie uchwał do organów nadzoru (Wojewody, RIO) oraz publikacji w Dzienniku Urzędowym aktów prawa miejscowego,
- prowadzenie zbiorów aktów prawa miejscowego,
- przekazywanie Wójtowi wniosków radnych i wniosków z posiedzeń komisji,
- przedstawienie przewodniczącemu Rady protokołów z posiedzeń komisji i nadawanie biegu wnioskom komisji Rady,
- obsługa kancelaryjna działalności przewodniczącego Rady, w tym prowadzenie korespondencji Przewodniczącego Rady Gminy,
- prowadzenie rejestru i dokumentacji skarg, wniosków i petycji rozpatrywanych przez Radę,
- współpraca z jednostkami pomocniczymi gminy i obsługa techniczna organizacji zebrań wiejskich, w tym zebrań w sprawie wyboru sołtysa i rady sołeckiej, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentacji w tym zakresie,
- obsługa techniczna organizacji narad kierowników oraz dyrektorów jednostek organizacyjnych, protokołowanie narad, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentacji w tym zakresie,
- prowadzenie spraw związanych z wyborami ławników sądowych,
- prowadzenie rejestrów zarządzeń Wójta,
- przekazywanie kierownikom i dyrektorom jednostek organizacyjnych, kierownikom referatów uchwał Rady i zarządzeń Wójta oraz wniosków radnych,
- współdziałanie z innymi referatami Urzędu w zakresie przygotowania informacji o realizacji zadań Wójta, w tym informacji z okresu między sesjami Rady,
- koordynowanie terminowego przygotowywania przez kierowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych, kierowników referatów materiałów na sesje Rady i posiedzenia komisji Rady oraz odpowiedzi na interpelacje, zapytania radnych i wnioski komisji,
- bieżące przekazywanie uchwał Rady, zarządzeń Wójta oraz aktów prawa miejscowego do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej,
- prowadzenie dokumentacji niezbędnej do ustalenia diety radnych,
- prowadzenie rejestru obiektów kultury oraz jego aktualizacja,
- prowadzenie spraw organizacyjnych związanych z instytucjami kultury;
- w zakresie oświaty:
- prowadzenie nadzoru nad działalnością placówek oświatowych - szkół podstawowych,
- organizowanie sieci szkół podstawowych i oddziałów przedszkolnych,
- zapewnienie dzieciom w wieku 6 lat rocznego przygotowania przedszkolnego oraz dzieciom młodszym prawa do edukacji przedszkolnej,
- prowadzenie spraw związanych z tworzeniem, przekształcaniem i likwidowaniem szkół podstawowych, tworzenie ich fili, łączenie szkół w zespoły lub rozwiązywanie zespołów,
- zapewnienie szkołom podstawowym warunków do pełnej realizacji programu nauczania i wychowania drogą współdziałania z Radą, Wójtem,
- zapewnienie transportu i opieki dzieciom w związku z koniecznością dowożenia ich do szkół podstawowych,
- zapewnienie transportu i opieki dzieciom niepełnosprawnym,
- koordynowanie spraw związanych z kontrolowaniem spełniania obowiązku nauki przez młodzież w wieku 16 - 18 lat i wykonywanie czynności związanych z wprowadzeniami zmian w tym zakresie,
- prowadzenie ewidencji szkół podstawowych i przedszkoli niepublicznych o zasięgu gminnym,
- występowanie z wnioskami do Wójta w sprawie powoływania i odwoływania dyrektorów,
- organizowanie konkursów na stanowiska dyrektorów - opiniowanie kandydatów na dyrektorów,
- dokonywanie cząstkowej oceny pracy dyrektorów, występowanie z wnioskami o nagrody i odznaczenia, w tym o nagrodę z okazji Dnia Edukacji Narodowej,
- sporządzanie sprawozdań i opracowań, analiz z dziedziny spraw oświatowych, w tym SIO,
- koordynacja realizacji i rozliczenia rządowych programów,
- prowadzenie spraw z zakresu dofinansowania doskonalenia zawodowego nauczycieli,
- prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli,
- analizowanie arkuszy organizacyjnych szkół oraz aneksów, przedkładanie ich do zaopiniowania oraz do zatwierdzenia właściwym organom,
- współpraca z dyrektorami szkół,
- koordynowanie spraw w zakresie pomocy materialnej, dokształcania młodocianych pracowników, wypoczynku, zdrowia i sportu dzieci i młodzieży szkolnej,
- przygotowywanie projektów uchwał Rady, zarządzeń Wójta i innych dokumentów w sprawach oświaty należących do zadań gminy wynikających z obowiązujących przepisów,
- współpraca z Świętokrzyskim Kuratorem Oświaty oraz Referatem Spraw Obywatelskich i Kadr w sprawie przeznaczenia obiektów oświatowych na rzecz obrony;
- w zakresie spraw związanych z realizacją przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a w szczególności:
- opracowanie projektu rocznego programu współpracy Gminy Wojciechowice z organizacjami pozarządowymi, w tym z organizacjami pożytku publicznego, koordynowanie realizacji zadań przyjętych w tym programie,
- utrzymanie bieżących kontaktów i współpraca z organizacjami pozarządowymi,
- przygotowywanie i publikacja ogłoszeń o otwartych konkursach ofert na realizację zadań pożytku Publicznego,
- organizowanie prac komisji konkursowych rozpatrujących ofert, publikacja wyników konkursów,sporządzanie umów z oferentami, kontrola realizacji umów, przyjmowanie sprawozdań z realizacji zadań, końcowe rozliczenie zadań,
- przygotowanie rocznego sprawozdania z realizacji programu współpracy Gminy Wojciechowice z organizacjami pozarządowymi, w tym z organizacjami pożytku publicznego;
- w zakresie profilaktyki rozwiązywania problemów alkoholowych, narkomaniii przemocy w rodzinie, a w szczególności:
- prowadzenia spraw związanych z działalnością Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
- prowadzenie analizy problemów alkoholowych i narkomanii i opracowanie metod ichrozwiązywania na terenie Gminy,
- przygotowywanie i przedkładanie Wójtowi projektu Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii,
- przygotowywanie planu finansowego do projektu Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii,
- ogłaszanie i prowadzenie konkursu ofert na wykonanie poszczególnych zadań w ramach projektuGminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii,
- koordynacja zadań wynikających z Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii,
- współpraca z instytucjami i organizacjami działającymi w sferze profilaktyki rozwiązywania problemów alkoholowych, narkomanii i przeciwdziałania przemocy w rodzinie,
- wdrażanie i propagowanie na terenie Gminy ogólnopolskich i regionalnych kampanii edukacyjnych,
- współpraca z Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Wojciechowicach, Zespołem Interdyscyplinarnym, Kuratorami Sądowymi, Policją, szkołami w rozwiązywaniu problemów alkoholowych, narkomanii i przemocy w rodzinie;
- prowadzenie spraw dotyczących wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz związanych z ustalaniem opłat za te zezwolenia,
- przygotowywanie projektów uchwał dotyczących zasad obrotu napojami alkoholowymi, usytuowania miejsc i warunków sprzedaży tych napojów, kontrola placówek gastronomicznych i handlowych w zakresie przestrzegania zasad obrotu napojami alkoholowymi;
- w zakresie opieki nad dowozem uczniów (zadania opiekuna dowozu):
- ponoszenie odpowiedzialności za bezpieczeństwo uczniów w trakcie wsiadania do lub wysiadania ze środka transportu oraz w trakcie przejazdu,
- bieżąca współpraca z kierowcą pojazdu w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa dzieci i młodzieży,
- każdorazowe sprawdzanie stanu liczebnego dzieci i młodzieży w czasie oczekiwania oraz wewnątrz pojazdu,
- przestrzeganie ładu i porządku przy wsiadaniu i zajmowaniu miejsc w pojeździe,
- przestrzeganie zasady - opiekun wsiada ostatni i wysiada pierwszy,
- ustalenie sposobu porozumiewania się z kierowca w czasie jazdy,
- zwracanie uwagi na właściwe zachowanie się uczniów w czasie oczekiwania i przejazdu,
- w trakcie przejazdu bieżące kontrolowanie stan ładu i bezpieczeństwa w pojeździe i podejmowanie skutecznej interwencji w razie jego naruszenia,
- przywracanie ładu i bezpieczeństwa w pojeździe bez stosowania jakichkolwiek form przemocy fizycznej i agresji słownej,
- w trakcie wysiadania uczniów, po zatrzymaniu się pojazdu przestrzeganie zasady - opiekun otwiera drzwi pojazdu i wychodząc na zewnątrz sprawdza, czy zachowane są warunki bezpieczeństwa wysiadania, a w szczególności czy poruszające się po drodze pojazdy nie stanowią zagrożenia dla wysiadających,
- ponoszenie odpowiedzialności i podjęcie obowiązków opiekuna z chwilą zatrzymania się środka transportu w pierwszym miejscu zatrzymania rozpoczynającym dowóz uczniów, a kończy się z chwilą opuszczenia pojazdu przez ostatniego ucznia w miejscu zatrzymania kończącym dowóz,
- po opuszczeniu środka transportu przez uczniów przestrzeganie zasady, że opiekun dokonuje przeglądu wnętrza pojazdu i w przypadku stwierdzenia pozostawienia przez uczniów przedmiotów (np. torba, odzież itp.) zabiera je ze sobą w celu zwrotu,
- w przypadku stwierdzenia istotnego naruszenia przez ucznia(ów) zasad bezpieczeństwa w trakcie przewozu oraz pomimo interwencji w celu przywrócenia bezpieczeństwa nie przyniosła ona oczekiwanych skutków, powiadomienie o tym fakcie dyrektora szkoły, do której uczeń jest dowożony,
- w razie potrzeby dokonywanie codziennych wpisów zawierających uwagi dotyczące zdarzeń zaistniałych w trakcie przewozów oraz uwagi dotyczące zachowań uczniów w trakcie przewozu. W trakcie nieodpowiednich zachowań uczniów, opiekun dokonuje wpisu do zeszytu dowozu zawierającego: nazwisko i imię ucznia, nr klasy do której uczeń uczęszcza, opis zdarzenia (zachowania), opis podjętych przez opiekuna działań i czynności w stosunku do zaistniałej sytuacji. Zeszyt dowozu opiekun przedstawia dyrektorowi szkoły,
- dysponowanie numerem telefonu do Dyrektora Szkoły oraz rodziców/ opiekunów dowożonych uczniów uzyskanych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych w razie potrzeby kontaktu w związku z dowozem;
- w zakresie zapewnienia obsługi elektronicznej i informatycznej:
- wykonywanie nadzoru i zapewnienie ciągłości pracy sieci komputerowej Urzędu,
- dbałość o stan techniczny i sprawność urządzeń w serwerowni,
- sprawdzanie poprawności działania programów i sprzętu komputerowego,
- monitorowanie baz danych w czasie pracy,
- zakładanie nowych użytkowników i nadawanie im uprawnień,
- odbieranie uprawnień i wykreślanie użytkowników,
- ustawianie i aktualizacja parametrów systemowych,
- w razie potrzeby wyrzucanie użytkowników z bazy i usuwanie ich procesów,
- wykonywanie kopii baz danych,
- pomoc użytkownikom we wszystkich sprawach dotyczących działania systemu komputerowego,
- wdrażanie oraz testowanie nowych programów,
- zakup nowego sprzętu komputerowego, elektronicznego,
- konfiguracja sprzętu informatycznego, odbiór techniczny i przygotowanie do eksploatacji nowego sprzętu,
- utrzymywanie gotowości sprzętu komputerowego,
- szkolenie pracowników z zakresu obsługi programów komputerowych,
- generowanie zbiorów z danymi i ich przekazywanie,
- testowanie oraz wdrażanie nowych aplikacji oraz systemów komputerowych,
- obsługa techniczna strony internetowej Urzędu i BIP,
- instalacja usług na platformie ePUAP,
- koordynacja działań związanych z wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów,
- koordynacja działań związanych z wprowadzeniem podpisu elektronicznego,
- prowadzenie spisu sprzętu komputerowego i oprogramowania,
- obsługa informatyczna obrad sesji Rady, transmisja obrad sesji on-line, zapewnienie sprawności działania wszystkich urządzeń niezbędnych do nagrywania i udostępniania obrad sesji Rady,
- zabezpieczenie danych osobowych oraz informacji niejawnych w systemie informatycznym, a także monitoring zagrożeń dla systemu informatycznego oraz gromadzenia danych;
- w zakresie petycji:
- prowadzenie rejestru petycji;
- prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów samorządowych, wyborów parlamentarnych, Prezydenta RP, wyborów do Parlamentu Europejskiego, referendum lokalnego, wyboru ławników sądowych;
- prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum;
- wykonywanie lub uczestniczenie w wykonaniu zadań będących w kompetencji referatu, a wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz z innych ustaw szczególnych i opracowanych planów.
